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印章使用幫助詳情

公司印章使用和保管方法

2017-01-21

  公司印章使用和保管方法

  一、總則

  第一條 為了保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發生,特制定本辦法。 


    二、印章的刻制

  第二條 公司各種印章(含部門章和業務章)刻制均須報總經理批準,由財務行政部憑公司介紹信統一到政府機關批準的刻章單位進行刻章。 


    三、印章的啟用

  第三條 新印章要做好戳記,并留樣保存,已便備查。

  第四條 印章啟用財務行政事先須發啟用通知,做好登記,注明啟用日期、發放部門和使用范圍。


  四、印章的保管、交接和停用

  第五條 公司各類印章必須有專人保管。

  1、公司公章、法定代表人章、合同專用章、報關專用章、由財務行政專人保管。 

    2、財務專用章、發票專用章、財務印鑒由財務部人員分開保管。 

    3、各部門印章由各部門指定專人負責保管。

  4、印章保管須有記錄(見附件),注明印章名稱、枚數、收到日期、啟用日期、領取

  人、保管人、批準人、圖樣等信息,并交財務行政部備案。

  第六條 印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。印章不得委托他人代管,非特殊原因不得隨身攜帶外出。

  第七條 印章保管如有異常現象或遺失,應?;は殖?,及時匯報,情節嚴重的,須配合公安部查處。

  第八條 印章移交須辦理手續,簽署移交手續證明,注明移交人、交接人、監交人、移交時間、圖樣等信息。

  第九條 有下列情況,印章須停用: 

    1、公司名稱改變。

  2、董事會或總經理層通知改變印章圖樣。

  3、印章使用損壞。

  4、印章遺失或被竊,聲明作廢。

  第十條 印章停用須按要求及時封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。


  五、印章的使用

  第十一條 使用范圍:

  1、凡屬以公司名義對內、對外發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司章。 

    2、屬部門業務范圍內加蓋部門印章。

  3、凡屬合同類的用合同專用章;重大合同可用公司章。 

    4、凡屬財務會計業務的用財務專用章。

  5、凡屬工程方面項目施工、技術聯系單的用工程技術專用章。 

    第十二條 使用印章,一律實行審批制度,包括如下一些情況:

  1、公司文件(含紅頭文件和非紅頭文件):按《公司文件管理辦法》之“公司發文稿紙”要求完成審批流程,即可以蓋章,財務行政部并按該辦法規定保存文件檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。 

    2、各類合同(包括工程類合同和非工程類合同):按《公司經濟合同管理辦法》之“非工程類合同審批表”或《公司工程合同管理辦法》之“工程類合同審批表”要求完成審批流程,即可蓋章,財務行政部并按該兩辦法規定保存合同檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。

  3、工程技術聯系單,按《公司工程技術聯系單管理辦法及流程規則》之“項目工程變更內部審批單”要求完成審批流程,合同文本有有效簽名即可以蓋章,財務行政部并按該管理辦法規定保存聯系單檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。

  4、工程結算報告:按《公司工程結算管理辦法》之“工程結算工作情況表”和“工程結算說明書”要求完成審批流程,即可以蓋章,財務行政部并按該管理辦法規定保存結算檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。

  5、涉及具體款項支出、融資貸款等證明、納稅申報、財務報表、公司對外證明、證照年檢等需要蓋章的,一律由總經理審批同意方可蓋章。

  6、涉及日常普通事務性工作需要蓋章的,如圖書登記、出門證、普通公函和介紹信、辦公用品采購、辦公設備年保、人員報表等需要蓋章的,由財務行政部主管簽字蓋章。

  7、與政府、銀行、相關協作單位重大合同、報告等、款項支出額度較大的,由總經理親自審批蓋章。

  注:以上1-4條情況,涉及重要事項,蓋章前均須由總經理同意方可蓋章。

  第十三條 使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。

  1、使用印章時,保管人應對蓋章印的文書內容、手續、格式把關檢查,發現問題及時請示領導,妥善解決。

  2、嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免貽誤工作。


  六、介紹信管理

  第十四條 介紹信一般由財務行政部負責保存。

    第十五條 嚴禁開出空白介紹信。


    七、附則

  第十六條:未按本辦法要求使用印章、保管印章,造成丟失、盜用、仿制等,依情節嚴重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。

  第十七條:本辦法由財務行政部解釋、補充、由公司總經理頒布生效。

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